E-Learning: Eine kosteneffiziente Alternative?

Freitag, 12. Mai 2017 - Kategorie: Tipps & Tricks

Ist E-Learning eine Alternative zu Präsenzschulungen? Geht die Rechnung mit E-Learning im Hinblick auf Kosten und Nutzen wirklich auf? Diese Fragen stellen Sie sich vielleicht auch. Wir geben Ihnen hier einen kurzen Überblick warum und wie sich E-Learning rechnet und worauf Sie bei der Einführung digitaler Weiterbildung achten sollten.

E-Learning: Eine kosteneffiziente Alternative?

Pflichtschulungen sind für die meisten Kollegen unangenehme, trockene und langwierige Veranstaltungen und für den Arbeitgeber ein hoher Kosten- und Ressourcenaufwand.  E-Learning bietet in vielerlei Hinsicht eine Lösung, die nicht nur die Kosten-Nutzen-Rechnung aufgehen lässt, sondern auch die Lernmotivation sowie die –konzentration der Teilnehmer maßgeblich erhöht.

Weiterbildung wird gerade in mittelständischen Unternehmen schnell zur Budgetfrage. Obwohl der Bedarf hoch ist, sind die Ressourcen oftmals kaum zu stemmen. Gerade in diesen Unternehmen stellt sich das Management immer öfter die Frage, ob E-Learning hier eine geeignete Lösung bietet.

Um die Antwort vorweg zu nehmen: Ja, E-Learning kann Kosten und Zeit sparen. Allerdings sollten dafür vorab die Voraussetzungen sowie die Erwartungshaltung an das Produkt geklärt werden. Wir möchten Ihnen im Folgenden einen Überblick darüber geben, wie Sie mit E-Learning sinnvoll Geld und Ressourcen einsparen und welche Aktionen erforderlich sind, um von den Vorteilen des digitalen Lernens auch wirklich zu profitieren.

 

Eine Kosten-Nutzen-Rechnung

Ein Beispiel aus der Praxis zeigt: Unternehmen können mit E-Learning bis zu 75% ihrer Schulungsstunden und der damit verbunden Schulungskosten einsparen.1

Insbesondere Pflichtschulungen sind für viele unabdingbar und daher wohl oder übel ein erheblicher Ressourcen- und Kostenaufwand. Die Kosten für Personalstunden, Arbeitszeitenausfall, Trainerbudget sowie in häufigen Fällen Kosten für Location, An- und Abreise fallen selten gering aus. Hinzu kommt der zeitliche Aufwand für die Organisation der Präsenzschulungen  sowie die ausführliche Dokumentation und Nachbereitung der Schulungen. Außerdem sind diese Kosten je nach Schulungsgröße und –bedarf immer wieder starken Schwankungen ausgeliefert.

Mit E-Learning Programmen lassen sich einige dieser Posten erheblich reduzieren. Sie können sich hier zudem nach Implementierung des Systems, das zunächst einen höheren Kosten- und Ressourcenaufwand mit sich zieht, auf kalkulierbare und fixe Kosten, wie Lizenzen, verlassen. Probieren Sie es hier einfach einmal aus und schauen Sie, ob die Rechnung auch für Sie aufgeht.

Neben den finanziellen und personellen Einsparungen stellen E-Learning-Programme ein erhebliches Zeitersparnis dar.2 Die individuelle Bearbeitung der Lernkurse fördert die kognitive Einbindung des Lernenden. Je nach Komplexität der Lernmodule können hier zeitliche Einsparungen von bis zu 80% generiert werden. Das sind sowohl für Arbeitgeber als auch für den Lernenden erhebliche Vorteile, welche die Weiterbildung für alle Parteien wieder attraktiv macht.

Zusätzlich profitieren Sie bei der richtigen Vorbereitung und mit der richtigen Auswahl des E-Learning Systems von einer langfristigen und flexiblen Lösung für zukünftige Schulungsangebote, die je nach ihrem Qualifizierungsbedarf angepasst werden kann. So können Sie für viele Themen ganz auf Präsenzschulungen verzichten oder zum Beispiel in Blended-Learning Verfahren den Mehrwert ihrer Schulungen erhöhen. Außerdem profitieren Sie von der zeitlichen Flexibilität: Urlaub und gestreute Termine sind keine Stolpersteine mehr, da die Zeitfenster der Kurse variabel eingestellt werden können.

 

Am richtigen Ende sparen

Die richtige Vorbereitung ist das A und O um E-Learning effektiv mit seinen ressourcensparenden Vorteilen einzusetzen. Natürlich ist die Einbindung eines neuen Systems nicht frei von Kosten und Ressourceneinbindung. Um am Ende also von den oben genannten Einsparungen zu profitieren und einen reibungslosen Ablauf zu ermöglichen , sollten Sie dieser ersten Phase besondere Aufmerksamkeit schenken und sich vorab mit einigen wichtigen Punkten befassen:

 

Schaffen Sie die erforderlichen technischen Rahmenbedingungen

Viele Unternehmen bewegen sich in einer digitalen Umgebung, in der ein Lernprogramm über PC problemlos absolviert werden kann. Einige Fachbereiche aus dem Handwerk, der Pflege oder anderen Einrichtungen bieten den Lernenden keinen direkten Zugang zu eigenen PC’s. Für jeden Mitarbeiter muss daher sichergestellt werden, dass temporär oder langfristig sogenannte Lernräume eingerichtet werden. Wie auch bei Schulungen bedarf es einer ruhigen Lernatmosphäre, um die Kurse erfolgreich und konzentriert zu absolvieren.

 

Stellen Sie Ressourcen zur Verfügung

Für die Integration eines neuen Systems müssen ausreichend Ressourcen zur Verfügung stehen, welche zum Teil auch langfristig eingebunden sind. Stellen Sie Ansprechpartner aus der IT und den verschiedenen Fachbereichen bereit, die sowohl bei inhaltlichen als auch bei technischen Fragen weiterhelfen. Und gehen Sie in jedem Fall sicher, dass für diese Koordinationsstelle insbesondere in der Anlaufphase ausreichend Ressourcen zur Verfügung stehen. Diese Mitarbeiter sollten in einer Sonderschulung entsprechend vorbereitet werden. Je nachdem, ob Sie das System mit einer Schnittstelle zu Ihrem Personalinformationssystem integrieren wollen, muss geklärt werden, wie Schulungen dokumentiert und gegebenenfalls Erinnerungs- und Mahnverfahren automatisiert werden können.

 

Informieren Sie Ihre Mitarbeiter ausführlich

Zunächst müssen Sie klären, wie E-Learning im Arbeitsalltag integriert werden soll: Wie wird das Lernen als Arbeitszeit verbucht? Wie gehe ich mit Lernenden um, die den Kurs außerhalb des Arbeitsplatzes absolvieren wollen. In vielen Fällen werden hierfür konkrete Betriebsvereinbarungen festgelegt. Gleiches gilt für datenschutzrechtliche Bestimmungen. Sprechen Sie hierzu ausführlich mit dem E-Learning Anbieter.

Informieren Sie Ihre Mitarbeiter ausführlich über Rahmen- und Nutzungsbedingungen, Zugänge und Ansprechpartner. Je nach Unternehmen, gibt es hierfür zahlreiche Möglichkeiten, z.B. über monatliche Gehaltsabrechnungen, Newsletter, Mailverteiler, wöchentliche Team-Meetings oder das Intranet. Auch wenn dieser Schritt mit Aufwand verbunden ist, lohnt es sich genügend Zeit zu investieren. Je durchdachter und informativer die Einführung, desto weniger Fragen überschwemmen Sie im Nachhinein.

 

Wählen Sie das für Ihre Bedürfnisse richtige E-Learning System

Überlegen Sie sich zunächst, was Sie vom E-Learning Programm erwarten. Es gibt eine Vielzahl an Lernkursen, die von kurzen Crash-Kursen bis hin zu langfristigen Blended-Learning Szenarien, von allgemeinen Schulungs- bis hin zu komplexen Fachthemen reichen.

Um eine bedarfsgerechte Qualifizierung sicherzustellen, sollten sie folgende Aspekte im Hinterkopf behalten:

  • Klären Sie individuelle Wünsche und Anpassungen an das System vorab.
  • Überlegen Sie sich, ob Sie unternehmensspezifischen Modifizierungen, z.B. die CI in Grafiken und Texten, zur Identifizierung mit den Lerninhalten integrieren möchten. Je näher das Gelernte an der realen Arbeitsumgebung, desto höher die Aufnahmefähigkeit.
  • E-Learning soll erlebt werden. Inzwischen gibt es zahlreiche Tools und Funktionen, wie Gamification und interaktive Videos, die selbst trockene Themen wie Arbeitssicherheit und Datenschutz erfrischend vermitteln können und so eine hohe Nutzerbindung schaffen, die sowohl Motivation als auch Konzentration fördert.
  • Gehen Sie sicher, dass Sie die absolvierten Tests überprüfen und sich beispielsweise je nach Bedarf Statistiken ausgeben lassen können. Dies ist meist anhand eines integrierten Reportings ganz einfach. So können sie die Fehlerquote einsehen und Schwachstellen identifizieren.
  • Erinnerungs- und Mahnverfahren: Falls das System nicht an das Personalinformationssystem gekoppelt ist, achten Sie darauf, dass automatisierte Erinnerungs- und Mahnverfahren versendet werden können.
  • Falls Sie überlegen E-Learning langfristig einzusetzen, sollten Sie mit dem Anbieter klären, wie eine Einbindung in bereits vorhandene oder geplante Lern-Management-Systeme (LMS) möglich ist.

 

Die hier vorgestellten Beispiele verdeutlichen bereits, dass Sie insbesondere langfristig mit der Umstellung von Präsenz- auf Online-Schulungen sowohl von Kosten- als auch Zeitersparnissen profitieren können. Um Ihre Mitarbeiter in neuen Themen qualifiziert zu schulen, sollten Sie keine Abstriche machen müssen. Wie wir Ihnen hoffentlich zeigen konnten, lässt sich E-Learning mit konkreten Vorüberlegungen und Vorbereitungen effektiv für die Weiterentwicklung Ihres Unternehmens nutzen.


Quellen:
  1. Den Groschen dreimal umgedreht
  2. Die Vorteile von eLearning im Detail

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