BYOD - Bring Your Own Device

Mittwoch, 19. September 2018 - Kategorie: Tipps & Tricks

Mobile Geräte wie Smartphones oder Tablets werden immer häufiger für private und berufliche Zwecke gleichzeitig genutzt. Dies kann viele Vorteile sowohl für die Mitarbeiter, als auch für das Unternehmen selbst mit sich bringen. Andererseits kann es jedoch zu erheblichen Gefahren aufgrund von Sicherheitslücken führen. Auch die E-Learning Branche muss sich mit diesem Trend befassen, um die Online-Trainings optimal anzupassen. Ist E-Learning mit BYOD vereinbar?

BYOD - Bring Your Own Device

Flexible Arbeitswelt

Die Trennlinie zwischen dem Job und privatem Leben verschwimmt heutzutage immer mehr. Flexibilität ist eindeutig im Trend, denn immer mehr Arbeitgeber erlauben es Ihren Mitarbeitern, ihre Aufgaben von zu Hause zu erledigen um Beruf und Privatleben besser vereinen zu können. Dafür ist einiges an Vertrauen seitens des Arbeitgebers nötig. Doch eine aktuelle Studie des Instituts der deutschen Wirtschaft1 zeigt, dass Vertrauen sich auszahlt. Denn die Produktivität der Arbeitnehmer steigt deutlich an, weshalb die Möglichkeit zur flexiblen Arbeitsgestaltung einen deutlichen Wettbewerbsvorteil für Unternehmen darstellen kann.

Auch im E-Learning stellt Flexibilität einen enormen Vorteil dar, da Teilnehmer des Kurses selbst entscheiden können, wie und wann sie sich weiterbilden. Aus diesem Grund sollten Arbeitgeber darauf achten, (Online-)Weiterbildungen anzubieten, welche jederzeit und auf allen Geräten verfügbar sind. Das Konzept BYOD bietet den Mitarbeitern eine sehr hohe Flexibilität, weshalb es auch hervorragend mit flexiblem E-Learning vereinbar ist. Doch was genau ist BYOD überhaupt?

BYOD – Bring your own device

Die steigende Flexibilität am Arbeitsplatz bringt zwangsläufig einen weiteren Trend mit sich: BYOD2, was die Abkürzung für „Bring Your Own Device“ ist (auf Deutsch: Bring dein eigenes Gerät mit). Bei diesem Konzept nutzen Mitarbeiter ihre privaten technologischen Geräte wie zum Beispiel Smartphones oder Tablets gleichzeitig für den Job. Dadurch verschwimmt die Trennlinie zwischen Beruf und Privatleben, was einerseits mit Vorteilen wie der eben beschriebenen höheren Flexibilität einhergeht. Andererseits kann dies auch einige Gefahren für das Unternehmen mit sich bringen, falls Mitarbeiter fahrlässig mit ihren Geräten umgehen. Grundsätzlich gibt es unterschiedliche Formen von BYOD und jedes Unternehmen muss selbst entscheiden, wie die dazugehörigen Richtlinien gestaltet werden. Als Entscheidungshilfe die wichtigsten Vorteile und Gefahren, die es zu beachten gilt:

Vorteile3

Zunächst einmal sollte hervorgehoben werden, dass die Anzahl der Smartphone Nutzer in Deutschland bis zum Jahre 2022 voraussichtlich auf 65 Millionen steigen wird4. Zudem wird es für die arbeitende Bevölkerung immer stärker zur Norm, ihre Mobiltelefone auch für arbeitsbezogene Zwecke zu nutzen. Aus diesem Grund sollte es gezielt von Unternehmen gefördert werden, den Mitarbeitern zu ermöglichen ihre eigenen Geräte zu nutzen. Denn oftmals fühlen diese sich mit ihrem vertrauten Gerät oder Betriebssystem wohler und kennen sich auch mit den jeweiligen Funktionen besser aus. Auch neue Arbeitnehmer müssen auf diesem Wege nicht erst lernen, mit unternehmenseigenen Geräten umzugehen und können somit von Beginn an effizienter arbeiten.
Ein weiterer Vorteil ist die Darstellung als attraktiver Arbeitgeber für junge Arbeitnehmer (Stichwort Millenials): Diese wünschen oder erwarten teils sogar, ihr Smartphone im Job benutzen zu dürfen. Denn die zu Beginn des Artikels erwähnte Flexibilität am Arbeitsplatz ist für viele junge Berufstätige ein entscheidendes Kriterium bei der Jobauswahl. BYOD bietet dazu einen nahtlosen Übergang, da benötigtes Arbeitsmaterial immer und überall verfügbar gemacht wird.
Damit dies funktioniert muss der Arbeitgeber zwangsläufig unternehmensbezogene Informationen auf dem Smartphone oder auf anderen privaten Geräten zugänglich machen. Dieser kleine „Aufwand“ wird jedoch durch weitere Vorteile wieder entschädigt. Denn dadurch, dass die Mitarbeiter ihre eigenen Geräte nutzen, spart der Arbeitgeber Kosten für Soft- oder Hardware. Ein schöner Nebeneffekt, der jedoch nicht als ausschlaggebendes Argument für BYOD gesehen werden sollte.
Zusammengefasst ergeben sich die folgenden Vorteile:

  1. Steigende Anzahl an Smartphone-Nutzern

    • 2022 – 65 Millionen

  2. Vertrautheit mit Geräten

    • Höhere Produktivität der Mitarbeiter

  3. Nachfrage seitens junger Arbeitnehmer

    • Darstellung als attraktiver Arbeitgeber

  4. Vereinbar mit höherer Flexibilität am Arbeitsplatz

    • Benötigte Informationen jederzeit verfügbar

  5. Kostenersparnisse für das Unternehmen

    • Keine hohen Kosten für Geräte am Arbeitsplatz

 

Gefahren5

Kommen wir nur zu den Schattenseiten von BYOD. Zunächst einmal sollte erneut betont werden, dass bei diesem Konzept nicht nur Smartphones von den Mitarbeitern sowohl privat als auch beruflich genutzt werden – auch Tablets, USB Sticks oder Laptops können gebraucht werden. Doch unabhängig von der Art des Gerätes, entstehen durch BYOD enorme Sicherheitsprobleme für Unternehmen. Denn den Mitarbeitern wird die Möglichkeit geboten von Ihren eigenen Geräten auf das unternehmensinterne Netzwerk zuzugreifen. Dadurch entsteht eine erhöhte Bedrohung von Netzwerkangriffen durch Hacker, wodurch wichtige Daten gefährdet werden.
Dabei ist die Leichtsinnigkeit der Mitarbeiter selbst meist die größte Bedrohung für solche Angriffe, da diese oftmals keine ausreichenden Sicherheitsvorkehrungen auf ihren Geräten installiert haben. Auch durch einen potentiellen Diebstahl der Geräte entsteht eine besonders hohe Gefahr des Datenraubs. Problematisch ist, dass diese Bedrohungen den Arbeitnehmern oftmals nicht bewusst sind. Auf diesem Grund sind spezielle Schulungen nötig, welche die Mitarbeiter für eine höhere Sicherheit im Netz sensibilisieren.
Des Weiteren sind neben PCs nun auch immer häufiger mobile Geräte von Malware, also schädlichen Programmen, betroffen. Sollte ein Mitarbeiter beispielsweise durch eine „bösartige“ Webseite, App oder ein ungeschütztes WLAN-Netzwerk durch solch eine Malware angegriffen werden sind nicht nur seine persönlichen Daten, sondern auch die unternehmensinternen Daten betroffen.
In diesem Zusammenhang spielt natürlich auch Datenschutz eine wichtige Rolle. Denn spätestens durch die neue Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sind die Regelungen strenger geworden, sodass insbesondere personenbezogene Daten wie zum Beispiel Kunden- oder Mitarbeiterdaten nicht in einer Cloud oder auf privaten Geräten verfügbar gemacht werden dürfen6. Zusammengefasst ergeben sich also die folgenden Nachteile:

  1. Sicherheitsprobleme

    • Bedrohung durch Netzwerkangriffe

  2. Leichtsinnige Mitarbeiter

    • Gefährdung wichtiger Daten

  3. Malware – schädliche Programme

    • Vermehrt mobile Geräte betroffen

  4. Rechtliche Probleme

    • Datenschutzgrundverordnung ist zu beachten


BYOD und E-Learning7

Sowohl die angesprochenen Vorteile als auch Probleme von BYOD haben Auswirkungen auf die Mitarbeiterweiterbildung in Unternehmen mittels E-Learning Systemen.
Die Möglichkeit, einen Kurs überall und jederzeit auf dem eigenen Gerät absolvieren zu können erhöht deutlich die Flexibilität des Lernprozesses. Dadurch sind die Arbeitnehmer oftmals motivierter, die Online-Schulungen durchzuführen, weshalb die allgemeine Mitarbeiterzufriedenheit steigt.
Es gilt jedoch zu beachten, dass BYOD eine Anpassung der Online-Kurse auf allen Geräten nötig macht. Dies bedeutet einen erhöhten Aufwand für die Lern- und Entwicklungsabteilung, da der Kursinhalt auf verschiedenen Betriebssystemen verfügbar und anschaulich gemacht werden muss. Bei der Anpassung an mobile Endgeräte (Stichwort mobile Learning) kann zwischen „responsive Design“ und „adaptive Webdesign“ unterschieden werden. Beide Ansätze bringen gewisse Vor- und Nachteile mit sich, welche in diesem vergangenenArtikel anschaulich zusammengefasst sind. Unabhängig, für welche Designart sie sich entscheiden: Machen Sie genügend Testläufe auf den jeweiligen Geräten um sicherzugehen, dass der Lerninhalt optimal angezeigt wird.

Fazit

Die Entscheidung, BYOD im eigenen Unternehmen zu erlauben führt zwangsläufig zu mehreren Herausforderungen bezüglich Privatsphäre und Datensicherheit. Jedoch kann ein kontinuierlicher Auftrieb des Trends beobachtet werden, da die Offenheit für Flexibilität und Mobilität am Arbeitsplatz wächst. Dies könnte BYOD vor allem in kleinen und mittelständischen Unternehmen irgendwann unumgänglich machen.
Mit einer spezifischen Maßnamenplanung und der Ausarbeitung von Richtlinien für den Umgang mit privaten Geräten am Arbeitsplatz kann den Gefahren jedoch entgegengewirkt werden. Zudem müssen die Mitarbeiter für Datensicherheit mittels Schulungen sensibilisiert werden und sich den Konsequenzen bei fahrlässigem Handeln bewusst sein. Mit klar definierten Regelungen ist die Umsetzung somit deutlich sicherer und Unternehmen können von den zahlreichen Vorteilen von BYOD profitieren. 

Quellen:
  1. Vertrauenskultur als Wettbewerbsvorteil in digitalen Zeiten
  2. BYOD policy
  3. 5 Reasons Why All Organizations Should Embrace BYOD
  4. Number of smartphone users in Germany from 2015 to 2022
  5. 5 Sicherheitsrisiken mobiler Geräte, die jedes kleine und mittelständische Unternehmen kennen sollte
  6. Bring Your Own Device: Vorteile, Nachteile, Rechtsrahmen
  7. BYOD: The Pros and Cons for your eLearning

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