Neue Mitarbeiter einzuarbeiten und sie mit den Gepflogenheiten des Unternehmens vertraut zu machen, ist zweifellos wichtig für den Erfolg. Eine ebenso große Rolle spielt das Offboarding, also der Prozess, scheidende Mitarbeiter zu verabschieden. Und das Thema ist mindestens ebenso dringend: Laut der Studie „Jobwechsel 2019“, die im Auftrag von JobUFO mehr als 1.000 Arbeitnehmer befragte, ist jeder Zweite offen für einen neuen Arbeitgeber.1 Das Bewusstsein für die Wichtigkeit des Abschiedsprozesses ist durchaus vorhanden: Eine Studie der DGFP (Deutsche Gesellschaft für Personalführung e. V.) fand bereits 2013 heraus, dass das Offboarding für 60 Prozent der befragten Personalverantwortlichen ein wesentlicher Teil des Personalmangements ist.2 Doch was gehört zu einem optimalen Offboarding-Prozess – und warum ist er überhaupt wichtig? Hier erfahren Sie alles über den perfekten Abgang.
Ein Mitarbeiter ist für das Unternehmen selbst nach seinem Ausscheiden wichtig, und das aus zahlreichen Gründen. Zum einen wird er seinen Eindruck von seinem ehemaligen Arbeitgeber weitertragen. Für das Employer Branding ist es nur von Vorteil, wenn dieser positiv ausfällt. Schließlich ist der Ex-Kollege mit hoher Wahrscheinlichkeit weiterhin in der jeweiligen Branche tätig. Fällt das Offboarding eher unfreundlich aus, hinterlässt das keinen guten Eindruck. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Möglichkeit, Feedback einzuholen. Wer geht, hat seine Gründe. Die können persönlicher Natur sein, oftmals haben sie zumindest zum Teil betriebliche Gründe. Da bietet die Konkurrenz womöglich mehr Gehalt, die besseren Goodies wie flexible Arbeitszeiten, die schöneren Büroräume – oder ein angenehmeres Arbeitsklima und spannendere Aufgaben. Das sind Punkte, an denen Unternehmen ansetzen können, vor allem, wenn sie von scheidenden Mitarbeitern gehäuft aufgeführt werden.
Ein gut geplantes Offboarding sollte vor allem die Wertschätzung dem Arbeitnehmer gegenüber ausdrücken. Das gilt für alle Szenarien: Ob der Mitarbeiter selbst kündigt, gekündigt wird oder in Rente geht.
Wer mit seiner Firma unzufrieden ist, geht. Als Arbeitgeber haben Sie unter Umständen noch die Chance, den Weggang aufzuhalten, wenn sich Faktoren ändern lassen. Ergibt das Feedback jedoch, dass die Differenzen unüberbrückbar sind, verhalten Sie sich professionell: Danken Sie dem Mitarbeiter für seine Arbeit, reden Sie keinesfalls schlecht über ihn und wünschen Sie ihm für seine Zukunft alles Gute.
Wird ein Arbeitnehmer gekündigt, fällt der Offboarding-Prozess anders aus als bei einem freiwilligen Ausscheiden. Ein Feedback zu dem, was Sie als Arbeitgeber besser machen können, ist dann nicht gefragt. Stattdessen ist eine professionelle Beratung angesagt. Vor allem langjährige Mitarbeiter haben sich seit Langem nicht mehr beworben und Hilfe, sich auf dem Arbeitsmarkt wieder zurechtzufinden, ist eine wichtige Geste. Hier kommen etwa Coaching-Angebote infrage, eine Beratung für eine berufliche Neuorientierung oder Bewerbungstrainings.
Mitarbeiter, die in Rente beziehungsweise Pension gehen, haben vor diesem Schritt oftmals Angst. Sie tauschen ihr geregeltes Arbeitsleben gegen endlos scheinende freie Tage ein und fürchten oftmals, die Struktur zu verlieren. Ihnen ein Gefühl der Wertschätzung zu verleihen, ist hier besonders wichtig. Lassen Sie die Ehemaligen durch Newsletter oder Einladungen zu Firmenfesten weiterhin am Geschehen teilhaben. Viele sind zudem gern bereit, ihre Nachfolger einzuarbeiten.
Der Weggang steht fest, aus welchen Gründen auch immer. Nun beginnt der eigentliche Offboarding-Prozess. Er besteht aus mehreren Schritten und ist persönlicher sowie technischer Natur. Hier erfahren Sie, welche Punkte Sie beim Offboarding beachten sollten:3
Allein schon aus Datenschutzgründen ist es wichtig, das Offboarding von technischer Seite gut zu organisieren.4 Ein klar definierter Prozess erleichtert es, alle Faktoren zu berücksichtigen. So müssen etwa E-Mail-Accounts, Netzwerkzugänge und Fernzugriffe gesperrt, Firmenhandys, Schlüssel und Keycards zurückgegeben werden. In vielen Positionen werden Mitarbeiter unmittelbar nach der ausgesprochenen Kündigung freigestellt. Das verhindert, dass sensible Daten nach außen geraten. Das können Kundenlisten im Vertrieb sein oder Geschäftsgeheimnisse in der Führungsebene. Die sofortige Freistellung bedeutet jedoch nicht, dass das Offboarding nicht wie oben beschrieben erfolgen kann und sollte. Schließlich sollten Sie Ihren ehemaligen Mitarbeitern das Vertrauen aussprechen – und das gelingt mit einem Verabschiedungsprozess, der in guter Erinnerung bleibt.
Dr. Moritz Schulz,
Geschäftsführer