Der perfekte Abgang: So gelingt die Verabschiedung von Mitarbeitern

Donnerstag, 12. September 2019 - Kategorie: Tipps & Tricks

Alle reden vom Onboarding, dem perfekten Willkommen von neuen Kollegen. Doch was ist mit dem umgekehrten Fall? Wenn Mitarbeiter gehen, sind ebenfalls eine Reihe von Dingen zu beachten. Wie das Offboarding abläuft, hat einen großen Einfluss auf das Renommee des Unternehmens. Ein optimaler Prozess kann für den scheidenden Mitarbeiter wie für den Betrieb nur vorteilhaft sein.

Der perfekte Abgang: So gelingt die Verabschiedung von Mitarbeitern

Neue Mitarbeiter einzuarbeiten und sie mit den Gepflogenheiten des Unternehmens vertraut zu machen, ist zweifellos wichtig für den Erfolg. Eine ebenso große Rolle spielt das Offboarding, also der Prozess, scheidende Mitarbeiter zu verabschieden. Und das Thema ist mindestens ebenso dringend: Laut der Studie „Jobwechsel 2019“, die im Auftrag von JobUFO mehr als 1.000 Arbeitnehmer befragte, ist jeder Zweite offen für einen neuen Arbeitgeber.1 Das Bewusstsein für die Wichtigkeit des Abschiedsprozesses ist durchaus vorhanden: Eine Studie der DGFP (Deutsche Gesellschaft für Personalführung e. V.) fand bereits 2013 heraus, dass das Offboarding für 60 Prozent der befragten Personalverantwortlichen ein wesentlicher Teil des Personalmangements ist.2 Doch was gehört zu einem optimalen Offboarding-Prozess – und warum ist er überhaupt wichtig? Hier erfahren Sie alles über den perfekten Abgang.

Der letzte Eindruck zählt: gute Gründe für ein gut geplantes Offboarding

Ein Mitarbeiter ist für das Unternehmen selbst nach seinem Ausscheiden wichtig, und das aus zahlreichen Gründen. Zum einen wird er seinen Eindruck von seinem ehemaligen Arbeitgeber weitertragen. Für das Employer Branding ist es nur von Vorteil, wenn dieser positiv ausfällt. Schließlich ist der Ex-Kollege mit hoher Wahrscheinlichkeit weiterhin in der jeweiligen Branche tätig. Fällt das Offboarding eher unfreundlich aus, hinterlässt das keinen guten Eindruck. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Möglichkeit, Feedback einzuholen. Wer geht, hat seine Gründe. Die können persönlicher Natur sein, oftmals haben sie zumindest zum Teil betriebliche Gründe. Da bietet die Konkurrenz womöglich mehr Gehalt, die besseren Goodies wie flexible Arbeitszeiten, die schöneren Büroräume – oder ein angenehmeres Arbeitsklima und spannendere Aufgaben. Das sind Punkte, an denen Unternehmen ansetzen können, vor allem, wenn sie von scheidenden Mitarbeitern gehäuft aufgeführt werden.

Ein gut geplantes Offboarding sollte vor allem die Wertschätzung dem Arbeitnehmer gegenüber ausdrücken. Das gilt für alle Szenarien: Ob der Mitarbeiter selbst kündigt, gekündigt wird oder in Rente geht.

Der Offboarding-Prozess: drei Szenarien, drei Anwendungsfälle

Wer mit seiner Firma unzufrieden ist, geht. Als Arbeitgeber haben Sie unter Umständen noch die Chance, den Weggang aufzuhalten, wenn sich Faktoren ändern lassen. Ergibt das Feedback jedoch, dass die Differenzen unüberbrückbar sind, verhalten Sie sich professionell: Danken Sie dem Mitarbeiter für seine Arbeit, reden Sie keinesfalls schlecht über ihn und wünschen Sie ihm für seine Zukunft alles Gute.

Wird ein Arbeitnehmer gekündigt, fällt der Offboarding-Prozess anders aus als bei einem freiwilligen Ausscheiden. Ein Feedback zu dem, was Sie als Arbeitgeber besser machen können, ist dann nicht gefragt. Stattdessen ist eine professionelle Beratung angesagt. Vor allem langjährige Mitarbeiter haben sich seit Langem nicht mehr beworben und Hilfe, sich auf dem Arbeitsmarkt wieder zurechtzufinden, ist eine wichtige Geste. Hier kommen etwa Coaching-Angebote infrage, eine Beratung für eine berufliche Neuorientierung oder Bewerbungstrainings.

Mitarbeiter, die in Rente beziehungsweise Pension gehen, haben vor diesem Schritt oftmals Angst. Sie tauschen ihr geregeltes Arbeitsleben gegen endlos scheinende freie Tage ein und fürchten oftmals, die Struktur zu verlieren. Ihnen ein Gefühl der Wertschätzung zu verleihen, ist hier besonders wichtig. Lassen Sie die Ehemaligen durch Newsletter oder Einladungen zu Firmenfesten weiterhin am Geschehen teilhaben. Viele sind zudem gern bereit, ihre Nachfolger einzuarbeiten.

Die sieben Schritte des Offboardings

Der Weggang steht fest, aus welchen Gründen auch immer. Nun beginnt der eigentliche Offboarding-Prozess. Er besteht aus mehreren Schritten und ist persönlicher sowie technischer Natur. Hier erfahren Sie, welche Punkte Sie beim Offboarding beachten sollten:3 

  • Offenes Feedback: Ob der Mitarbeiter in Rente geht oder freiwillig ausscheidet – holen Sie sich Rückmeldung ein und geben Sie als Arbeitgeber ebenfalls Feedback. Das kann auch konstruktive (!) Kritik sein.
  • Zeugnisse: Ein Arbeitszeugnis gehört zu jedem Unternehmensaustritt und unterstützt den scheidenden Mitarbeiter auf seinem weiteren beruflichen Weg. Jeder Arbeitnehmer hat ein Recht auf ein Zeugnis. Hier gibt es somit nichts zu diskutieren. Und: formulieren Sie wohlwollend. Das ist ebenfalls Pflicht.
  • Dokumentation der Aufgaben: Die Aufgaben des Arbeitnehmers gehören zum einen ins Arbeitszeugnis, zum anderen sind sie wichtig für seine Nachfolge. Eine möglichst lückenlose Dokumentation hilft Ihnen dabei, wertvolles Know-how im Unternehmen zu halten. Idealerweise arbeitet der „Alte“ den „Neuen“ vor seinem Ausscheiden ein. 
  • Verabschiedung: Eine Ausstandsfeier gehört zum guten Ton, insbesondere wenn der Mitarbeiter in Rente geht. Oftmals wird sie vom Ehemaligen selbst organisiert. Einen guten Eindruck als Arbeitgeber hinterlassen Sie mit Sicherheit, wenn Sie sich an der Feier beteiligen.
  • Bleiben Sie in Kontakt: Halten Sie ehemalige Kollegen auf dem Laufenden, etwa mit dem Unternehmensnewsletter, und vernetzen Sie sich bei Xing oder LinkedIn. Nur weil Sie nicht mehr zusammenarbeiten, bedeutet das nicht, dass kein Kontakt mehr erwünscht ist. Dieser kann für alle Beteiligten nur nützlich sein – Stichwort: Networking. 

Die technische Seite des Offboardings

Allein schon aus Datenschutzgründen ist es wichtig, das Offboarding von technischer Seite gut zu organisieren.4 Ein klar definierter Prozess erleichtert es, alle Faktoren zu berücksichtigen. So müssen etwa E-Mail-Accounts, Netzwerkzugänge und Fernzugriffe gesperrt, Firmenhandys, Schlüssel und Keycards zurückgegeben werden. In vielen Positionen werden Mitarbeiter unmittelbar nach der ausgesprochenen Kündigung freigestellt. Das verhindert, dass sensible Daten nach außen geraten. Das können Kundenlisten im Vertrieb sein oder Geschäftsgeheimnisse in der Führungsebene. Die sofortige Freistellung bedeutet jedoch nicht, dass das Offboarding nicht wie oben beschrieben erfolgen kann und sollte. Schließlich sollten Sie Ihren ehemaligen Mitarbeitern das Vertrauen aussprechen – und das gelingt mit einem Verabschiedungsprozess, der in guter Erinnerung bleibt.


Quellen:
  1. Studie "Jobwechsel 2019": Gut jeder zweite Deutsche zeigt sich offen für einen neuen Arbeitgeber
  2. Offboarding – Wie Sie einen professionellen letzten Eindruck vermitteln
  3. Offboarding – Wie Sie einen professionellen letzten Eindruck vermitteln
  4. Offboarding: Warum auch der letzte Eindruck zählt

E-Learning Newsletter

Wir informieren Sie quartalsweise über aktuelle Themen und Trends im E-Learning.

Newsletter Anmeldung

E-Learning Feed

Abonieren Sie unseren RSS Feed

Archiv

WebCampus

Heimat Deines Wissens.

Alphabrik GmbH
Telefon: +49 (0) 40 30 20 803 0
Telefax: +49 (0) 40 30 20 803 99

Mitglied im BITKOM e.V.

Innovationspreis IT - Best of 2016
WebCampus made and hosted in Germany
DIQP Service Qualität 2017 / 2018: sehr gut
Kontaktieren Sie uns

Sie finden uns auch auf:

© 2017 Alphabrik GmbH