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Diese acht Budgetierungsfaktoren beeinflussen die Wahl des optimalen Lernmanagement-Systems für Ihre externen Partner

Freitag, 15. November 2019 - Kategorie: Tipps & Tricks

Laut einer Studie der KOFA (Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung) sehen zwei Drittel der deutschen Unternehmen digitale Lernmedien als wesentliche Faktoren an, um bei der zunehmenden Digitalisierung an Bord zu sein. Acht von zehn befragten Unternehmen gaben an, in der Aus- und Weiterbildung digitale Medien zu nutzen. Allerdings herrscht hinsichtlich der Transparenz der eLearning-Angebote Unsicherheit, was wiederum die Budgetierung und damit die Auswahl des optimalen Lernmanagement-Systems (LMS) erschwert.

Diese acht Budgetierungsfaktoren beeinflussen die Wahl des optimalen Lernmanagement-Systems für Ihre externen Partner

Wenn Sie zur Unterstützung und Förderung Ihrer externen Partner ein mobiles Lernmanagement-System implementieren wollen, kann das für Ihr Unternehmen eine bedeutende Investition darstellen. Damit das mobile LMS maximalen Nutzen bringt, muss es Ihren aktuellen wie zukünftigen Bedürfnissen bestmöglich entsprechen, ohne dadurch den finanziellen Rahmen zu sprengen. Bei der Auswahl des optimalen mobilen LMS spielen Budgetierungsfaktoren wie das Preismodell sowie die Kosten von Upgrades oder für den Support eine wesentliche Rolle. Anhand der folgenden acht Faktoren ersehen Sie auf einen Blick, worauf Sie bei der Budgetierung Ihres mobilen LMS achten müssen und wie Sie versteckte Gebühren und Kostenfallen vermeiden.2, 3

1. Den Rahmen definieren: Was soll Ihr LMS können?

Webbasierte Lernmanagement-Systeme fungieren als vielseitig einsetzbare Tools für E-Learning-Prozesse. Sie eignen sich grundsätzlich, um Nutzerdaten zu verwalten und Lerninhalte bereitzustellen und ermöglichen durch Chats und Foren die Kommunikation zwischen Lernenden und Lehrenden. Je nach Modell können Sie mit einem LMS auch Lerninhalte und Lehrmaterialien erstellen. Mithilfe eines mobilen Lernmanagement-Systems stellen Sie Ihren externen Partnern rund um die Uhr Online-Tutorials, Demos sowie weitere Online-Trainingsressourcen zur Verfügung. Zugleich können Sie durch Lernstandskontrollen überprüfen, ob die Lerninhalte verstanden wurden. Für den Lernenden ist zugleich die Speicherung der Lernstandsdaten von Bedeutung, um nahtlos fortfahren zu können. Die Versuchung ist groß, ein System zu wählen, das möglichst “alles kann”. Die Herausforderung besteht (auch kostentechnisch) darin, die Bedürfnisse Ihres Unternehmens exakt zu definieren.2, 3, 4, 5

2. Die Art der Preisgestaltung: Welches LMS-Preismodell eignet sich für Ihr Unternehmen?

Die Preisstruktur eines LMS stellt einen wesentlichen Faktor dar, um die anfänglichen sowie laufenden Kosten für Ihr Unternehmen berechnen zu können. Prinzipiell wählen Sie zwischen cloudbasierten und lizenzierten Varianten, wobei Erstere keine Software-Downloads erfordern. Alle Daten befinden sich in der Cloud und Sie bezahlen - je nach Modell - nach der Anzahl der Lernenden. Diese kann alle Personen umfassen, die sich für das E-Learning angemeldet haben, die das LMS in einer vorab definierten Form verwenden oder die das LMS aktiv nutzen. Im Rahmen von begrenzten oder unbefristeten Lizenzierungen bezahlen Sie eine pauschale Gebühr, um auf die Inhalte des LMS zugreifen zu können. Ist die Lizenzierung befristet, können Sie diese jeweils nach Ablauf durch die Bezahlung einer weiteren Pauschale verlängern. Speziell für größere Unternehmen mit einer großen Anzahl an Lernenden ist es vorteilhaft, sich für eine einmalige Zahlung zu entscheiden und die Software im Anschluss selbst zu besitzen. Das Hosting können Sie selbst übernehmen oder gegen Gebühr outsourcen.2, 6

3. Der Support: Welchen Service benötigen Sie?

Einen weiteren Kostenaufwand Ihres mobilen LMS stellen die erforderlichen Support-Leistungen dar. Auch wenn Sie im Vorfeld davon ausgehen, dass alle Abläufe reibungslos vonstattengehen, sieht die Praxis zumeist anders aus. In diesem Zusammenhang ist ein eigener Bereich innerhalb des LMS vorteilhaft, der Lernenden im Rahmen von FAQ, Wissensdatenbanken und Foren die Möglichkeiten eröffnet, selbstständig Antworten auf Fragen zu finden und Probleme zu lösen. Sind diese Ressourcen ausgeschöpft, bearbeitet der Support-Service als kompetenter Ansprechpartner Anliegen via Live-Chat, E-Mail und/oder Telefon. Für die Budgetierung ist es erforderlich, im Voraus zu wissen, ob und in welchem Ausmaß der Support in Ihrem Package enthalten ist. Zudem ist es wichtig, abzuschätzen, welche Probleme Ihre Mitarbeiter eigenständig lösen können.2, 7

4. Die Hardware: Sind Sie bereits entsprechend gerüstet?

Im Zuge der Budgetierung eines LMS dreht sich alles um die Software und deren Nutzung. Dabei wird die Hardware oftmals vergessen. Wie sieht Ihre Ausstattung aus und wird diese allen Anforderungen gerecht? Verfügen Ihre Mitarbeiter über die entsprechenden mobilen Endgeräte für die Installation und Nutzung digitaler Werkzeuge wie Apps oder müssen Sie in Tablets oder Smartphones investieren?2, 8

5. Die Implementierungsphase: Wie lange dauert es, bis Ihr LMS startbereit ist?

Gute Planung ist erforderlich, um das optimale LMS zu wählen, zeitnah zu implementieren und effizient zu nutzen. Sie dient als essenzieller Baustein, um Ihre Kosten fest im Blick zu haben. Wenn Sie sich für ein LMS entschlossen haben, sollten Sie die Phasen der Entscheidung und Implementierung nicht zu lange hinauszögern, sonst ist Ihr System bereits zu Anfang veraltet. Achten Sie schon im Vorfeld auf ein userfreundliches Interface. Damit verkürzen Sie die Zeit der Eingewöhnung und stellen zugleich sicher, dass die Lernenden das LMS mit Freude und regelmäßig verwenden. Benötigen Ihre Mitarbeiter Support, um sich mit dem neuen Werkzeug LMS auseinanderzusetzen?2, 5

6. Upgrades: Sind Sie auf die Anforderungen von morgen vorbereitet?

Sie haben sich jetzt für das optimale LMS entschieden, doch wie sieht es aus, wenn Sie in Zukunft weitere Funktionen benötigen? Upgrades sind in der Regel kostenpflichtig, wobei die Kosten in direktem Zusammenhang mit deren Umfang stehen. Wägen Sie daher auch Optionen von LMS-Anbietern ab, die Upgrades und/oder Updates bereits im Preis beinhalten. Vor allem bei befristeten Lizenzen müssen Sie ein Software-Update durchführen, wenn Sie die Nutzung um ein weiteres Jahr verlängern. In jedem Fall sollten Sie diesen Aufwand bei Ihrer Budgetierung berücksichtigen, um Ihren Mitarbeitern ein aktuelles System zu bieten.2, 9

7. Die mobile Wartung: Welche Kosten fallen laufend an?

Viele Unternehmen übersehen bei der Implementierung eines mobilen LMS die zu veranschlagenden Aufwendungen für die laufende Wartung. Diese betrifft neben Software-Upgrades des LMS auch neuen Content, Revisionen, Plug-ins und Add-ons, die Sie aufgrund sich ändernder Anforderungen erwerben müssen. Sollten Sie bisher keinen LMS-Administrator haben, wird er nun unerlässlich sein, um Sie bei der Wartung dieses Tools zu unterstützen.2, 5

8. Die Checkliste: Haben Sie im Vorfeld alles bedacht?

Die Planung eines LMS sollte möglichst früh - idealerweise mit der Planung eines Projekts beginnen. Bezüglich der Anforderungen an das LMS und dessen Budget bringt Ihnen eine Vorstudie Klarheit. Erstellen Sie einen Anforderungskatalog und vergleichen Sie Lösungsvorschläge und Kostenindikationen.3, 5


Quellen:
  1. Per eLearning Schritt halten mit der Digitalisierung
  2. 8 Budgeting Factors For Choosing The Best Mobile LMS For Your External Partner Training
  3. Was sind Lernmanagement-Systeme?
  4. Lernmanagement-Systeme (LMS)
  5. Auswahl und Einführung eines Lernmanagement-Systems (LMS)
  6. The Insider's Guide To Learning Management Systems' Pricing Models
  7. 7 Types Of LMS Support Services To Consider
  8. Digitale Werkzeuge
  9. 17 Essential Steps In The Software Upgrade Process

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