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LMS - Learning Management Systeme in Unternehmen integrieren

Donnerstag, 16. Januar 2020 - Kategorie: Tipps & Tricks

Unter einem LMS versteht man die Infrastruktur, die das E-Learning im Unternehmen organisiert. Einer Umfrage zufolge nutzen fast 75 Prozent aller Firmen E-Learning, um die Vorteile der Digitalisierung auf den Bereich der betrieblichen Aus- und Weiterbildung zu übertragen. Viele Firmen sind jedoch mit ihrem LMS unzufrieden. Wie lässt sich also die Implementation optimieren? Lesen Sie hier hilfreiche Tipps für eine erfolgsorientierte Etablierung eines Learning Management Systems.

LMS - Learn Management Systeme in Unternehmen integrieren

Bevor man ein Learn Management System im Unternehmen etabliert, ist es sinnvoll, einige Vorüberlegungen anzustellen. Eine reibungslose Einführung des LMS setzt voraus, dass konkrete Vorstellungen über den Bedarf und die Art und Weise der organisatorischen Einbindung vorhanden sind. Die derzeitige Unzufriedenheit vieler Firmen mit ihrem LMS zeigt, dass in dieser Hinsicht ein Nachholbedarf besteht. Folgende Tipps erleichtern die Implementierung des E-Learnings und sorgen dafür, dass die Abläufe reibungslos erfolgen und das System sich an verändernde Bedingungen anpasst.

LMS-Implementation: Am Anfang steht die Bedarfsermittlung

Bevor man über die Auswahl oder Konzipierung eines speziellen LMS entscheidet, sollte zunächst eine Bedarfsermittlung erfolgen. In dieser Phase geht es nicht nur um Fragen der technischen Konfiguration. Es gilt außerdem sicherzustellen, dass das Learn Management System zur Lernkultur und Unternehmensstrategie passt. Wenn das gelingt, ergeben sich Synergien, und Reibungsverluste werden vermieden. Es stellt sich also die Frage, welche Aufgaben das LMS konkret erfüllen soll. Manche Unternehmen nutzen das LMS ausschließlich, um die Präsenzschulungen zu organisieren. Andere Firmen planen eine umfangreichere Nutzung des E-Learnings und wünschen eine Einbeziehung sämtlicher Bereiche betrieblicher Aus- und Weiterbildung. deswegen müssen Sie zuvorderst die Schwerpunkte und Anwendungsbereiche Ihres LMS festlegen.1

Was ist im Hinblick auf den Datenschutz und die Technik zu beachten?

Seit Inkrafttreten der DSGVO hat sich das Bewusstsein für die Bedeutung des Datenschutzes erheblich erhöht. Das muss auch im Zusammenhang mit dem LMS berücksichtigt werden, denn beim E-Learning werden extrem viele Daten verarbeitet: persönliche Daten der Lernenden, aber auch Informationen über Produkte und Prozesse, die zum Lernstoff gehören. Bei der Implementierung des LMS sollte deshalb der Datenschutzbeauftragte des Unternehmens einbezogen werden und sicherstellen, dass der Umgang mit den Daten gesetzeskonform erfolgt.

Im technischen Bereich geht es darum, Schnittstellen zur sonstigen Software der Firma herzustellen. Auf diese Weise werden künftig Zeit und Kosten gespart, da neue Mitarbeiter lediglich in der Personalmanagementsoftware berücksichtigt werden müssen. Über diese Schnittstelle erfolgt dann eine automatische Integration ins LMS. Ziel sollte es sein, Software-Insellösungen zu vermeiden. Sorgen Sie mit einer möglichst hohen Zahl an Schnittstellen für eine optimale Konnektivität.2 

Welche Interessensgruppen sollten bei der LMS Implementierung involviert werden?

Es ist unverzichtbar, die Interessensgruppen (Stakeholder) des Unternehmens in die Auswahl und Implementierung des LMS einzubeziehen. Leider wird genau das sehr häufig vernachlässigt, sodass es im Nachhinein zu Unstimmigkeiten kommt, die eine optimale Nutzung des LMS behindern. Zu den wichtigsten Interessensgruppen gehören neben der Geschäftsführung: die Fachabteilung, der Betriebsrat, die Personalabteilung, der IT-Bereich und selbstverständlich die Lehrenden und die Lerner. Jede dieser Gruppen will gehört werden, und jede dieser Gruppe hat Möglichkeiten, die Implementierung zu erschweren.

Um personelle Widerstände abzubauen, haben sich intensive Gespräche, insbesondere mit dem Betriebsrat, bewährt. Besonders zu Beginn einer Implementierung von E-Learning-Modellen ist diese Zusammenarbeit sinnvoll. So können Sie die Vorteile des LMS gegenüber den Interessensgruppen kommunizieren. Eine bessere Mitarbeiterförderung führt beispielsweise zu steigender Wettbewerbsfähigkeit und bietet dem Einzelnen Entwicklungsmöglichkeiten. Oft fürchten Mitarbeiter, dass mangelnder Lernerfolg zu Kündigungen führen könnte. Wenn Sie dies Ängste entkräften, reduziert dies Widerstände.

Welche praktischen Anforderungen werden an das LMS gestellt?

Legen Sie Wert auf die administrativen Funktionen Ihres LMS. Ziel ist eine möglichst schnelle Amortisierung der Investition und das Erreichen von finanziellen Vorteilen in der Zukunft. Das LMS soll die Prozesse im Bereich der betrieblichen Aus- und Weiterbildung optimieren, sodass der Ressourcenbedarf sinkt. Zu den Grundfunktionen gehören die Bereitstellung aller Schulungsangebote, das Lernmanagement und Reportingfunktionen.

Neben der Funktionsvielfalt ist die Usability ein entscheidendes Kriterium. Sinnvollerweise sind Themen wie Mobile Learning und Social Learning von vornherein berücksichtigt. In dieser Hinsicht sind die Unterschiede der Anbieter sehr groß. Generell sollten die Anforderungen und der Bedarf die Funktionen definieren. Hier findet jedes Unternehmen eigene Antworten und sollte deshalb kein „LMS von der Stange“ wählen.

Welche Fragen sind vor der Entscheidung für ein LMS zu klären?

Sind die Vorüberlegungen abgeschlossen, stehen weitere praktische Fragen an. Da wären zunächst die Kosten, die das LMS verursacht. Für das Customizing, die Lizenzen, den Betrieb sowie die Wartung und den Support fallen Kosten an, die sich von Anbieter zu Anbieter erheblich unterscheiden können. Es muss zunächst entschieden werden, ob die Firma mit einer Kauf- oder einer Mietversion besser beraten ist. Der Datenschutz spricht für die Kaufversion, was allerdings mit einer hohen Anfangsinvestition verbunden ist. Mietversionen werden als Cloudvariante per SaaS (Software as a Service) angeboten. Mit steigender Funktionsvielfalt sind tendenziell höhere Kosten verbunden. Eine modulare Erweiterbarkeit kann die Anfangskosten in Grenzen halten und ermöglicht die schrittweise Erweiterung des LMS.

Hinsichtlich der Wahl des Anbieters sollten Sie darauf achten, dass eine klare Regelung zum Thema Ansprechpartner getroffen wird. Ein weiteres Entscheidungskriterium ist die Frage, ob der Anbieter über Branchenerfahrung verfügt. Außerdem bieten etablierte Anbieter ein höheres Maß an Sicherheit, da eine Insolvenz unwahrscheinlich und der Support in der Regel vorbildlich ist.

Eine Testversion kann als Entscheidungshilfe fungieren, wobei die kostenlose Testphase mindestens zwei Wochen betragen sollte. In dieser Zeit prüfen Sie, ob das LMS den Erwartungen und dem konkreten Bedarf entspricht. Es ist empfehlenswert, die Demoversionen mehrerer Anbieter zu testen, um eine fundierte Entscheidung zu treffen. Neben den genannten Faktoren sollte der Aspekt der Zukunftsfähigkeit in die Auswahl einbezogen werden. Responsive Systeme, die einen mobilen Zugriff erlauben, bieten Unternehmen beste Voraussetzungen dafür, dass das LMS künftige Anforderungen erfüllt. Innovative Anbieter wie WebCampus beraten die Firmen und unterstützen darüber hinaus den Prozess der Implementierung.


Quellen:
  1. 10 Tipps für den LMS-Einstieg
  2. Checkliste zum Bewerten eines LMS: ein Learning-Management-System wählen

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