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Warum ein durchdachter Onboarding-Prozess so wichtig ist

Donnerstag, 13. August 2020 - Kategorie: Tipps & Tricks

Neue Mitarbeiter willkommen zu heißen und im Unternehmen einzuarbeiten, ist einfach. In der Theorie und aus einem entfernten Betrachtungswinkel mag dies der Fall sein, allerdings steckt in der Praxis ein ausgeklügelter Prozess dahinter - so jedenfalls im idealen Szenario. Warum ist das Onboarding so wichtig, welchen Einfluss hat es sowohl auf die Leistung als auch die Motivation und wie kann E-Learning dabei helfen?

Warum ein durchdachter Onboarding-Prozess so wichtig ist

Willkommen an Bord, oder besser gesagt: im Onboarding. Mit diesem Begriff bezeichnet man die Start- und Einarbeitungsphase neuer Teammitglieder. Doch idealerweise beginnt der Prozess bereits vor dem ersten Arbeitstag, nämlich gleich nach der Zusage und noch vor der Vertragsunterzeichnung. Ein gut geplantes Onboarding hat viele Vorteile1:  Mitarbeiter fühlen sich willkommen geheißen, sie erfahren wichtige Strukturen und Arbeitsschritte, die Unternehmensphilosophie und strategische Ziele. So geht es beim Onboarding einerseits um technische Aspekte - dazu gehört die Einarbeitung in Programme und Tools -, andererseits um soziale. Hier stehen Punkte wie die Vorstellung von Chefs und Kollegen sowie Informationen zu Hierarchien und Zuständigkeiten auf der To-do-Liste. E-Learning ist ein adäquates Mittel im Onboarding-Prozess: Digitale Kurse bereiten auf zukünftige Aufgaben vor und vermitteln internes Wissen - aber nicht nur das ...

Definition Onboarding

Unter Onboarding wird in der Personalentwicklung die Aufnahme und Einarbeitung neuer Mitarbeiter verstanden. Folglich zählt alles, was den neuen Kollegen auf seine zukünftigen Aufgaben vorbereitet, zum Onboarding-Prozess2

  • Kenntnisse der Unternehmensstrategie und -philosophie,
  • Produktwissen,
  • Markenverständnis,
  • Kennenlernen des Teams,
  • Wissen über die soziokulturellen Besonderheiten des Unternehmens/des Teams,
  • Einarbeitung in Software und Tools,
  • Ausstattung des Arbeitsplatzes,
  • Visitenkarten, E-Mail-Signaturen,
  • Vorstellung bei Kunden und Partnern.

Nicht in jedem Unternehmen sind alle Schritte möglich und notwendig. Hier kommt es stark auf die Branche und die internen Strukturen an. Im Prinzip lässt sich das Onboarding als ganzheitliche Vorbereitung auf eine motivierte, engagierte Tätigkeit mit möglichst großem Wissensschatz in allen Bereichen beschreiben.

Die drei Phasen des Onboardings

Gute Planung ist die halbe Miete - das gilt auch für das Onboarding. Der Prozess lässt sich in drei Phasen einteilen3:

  • Vorbereitung
  • Einarbeitung
  • Integration

Die Vorbereitung beginnt möglichst früh. Bereits kurz nach der Zusage stellen vorausschauende Unternehmen dem neuen Mitarbeiter möglichst umfassende Informationen zur Verfügung: Broschüren, Mitarbeiterzeitungen, Informationen zum Produktportfolio. Finden zwischen Zusage und Starttermin Firmenfeste statt, sollte eine Einladung folgen. So lernt der neue Mitarbeiter seine zukünftigen Chefs und Kollegen bereits kennen, das erleichtert den ersten Arbeitstag enorm. An diesem sollte der Arbeitsplatz für den neuen Kollegen vollständig eingerichtet und die Software funktionsfähig sein. Auch Visitenkarten sollten bereitstehen. Eine persönliche Begrüßung durch den Chef zeigt Wertschätzung und darüber hinaus sollte bereits ein fester Ansprechpartner für Phase zwei feststehen.

Diese Einarbeitungsphase umfasst üblicherweise die ersten 100 Tage im Job. In dieser Zeit bereiten Sie den Mitarbeiter möglichst umfassend auf seine Aufgaben vor. Das geschieht unter anderem mithilfe eines "Buddys", dem festen Ansprechpartner. Dieser ist jedoch nicht primär dafür zuständig, Software und Co. zu erläutern - dafür gibt es E-Learning-Tools -, sondern für die soziale Komponente. Er stellt den neuen Kollegen vor, zeigt ihm Kantine und Cafeteria, führt in die Firmenpolitik ein. Die fachliche Komponente übernehmen (digitale) Weiterbildungen, Mitarbeitergespräche und Learnings on the Job. In der Praxis bewähren sich zudem Messebesuche und Kundengespräche.

In der Integrationsphase sollte sich der neue Mitarbeiter fachlich auf sicherem Terrain bewegen, die Gepflogenheiten kennen und sich ein Bild über das soziale Gefüge gemacht haben. Das Ziel dieser dritten und letzten Phase, die bis zu zwölf Monate andauern kann, ist es, Sicherheit zu gewinnen: Der Neue wird noch stärker ins Team und das Tagesgeschäft eingebunden. In regelmäßigen Mitarbeitergesprächen ermitteln Sie einen eventuellen Fortbildungsbedarf. Gegenseitiges Feedback gehört ebenfalls in diese Phase: Was macht der Neue gut, wo besteht Verbesserungsbedarf?

E-Learning im Onboarding - was geht und welchen Nutzen haben digitale Kurse?

Spätestens in Phase zwei des Onboarding-Prozesses können digitale Kurse ein probates Mittel für die Einarbeitung sein.4 Vor allem die Vermittlung von Grundwissen, speziellen Inhalten wie Sicherheitsinformationen oder fachlichen Kniffen, lässt sich digital oftmals besser abbilden als im Frontalunterricht. Zudem binden sie keine Ressourcen, die in der Regel ohnehin knapp sind. So stellen Sie keinen Mitarbeiter dafür ab, dem neuen Mitarbeiter die Security-Vorschriften zu erläutern, sondern vermitteln die Fakten digital. Wann der Neue diese abruft, kann ihm selbst überlassen bleiben: Mobile Learnings geht er durch, wann immer er Zeit hat und damit zu Hause, am Wochenende oder im Pendlerzug.

So minimieren E-Learnings den Onboarding-Aufwand in Phase zwei und drei deutlich. Und nicht nur das: Die Bereitstellung der Inhalte zeigt Ihre Wertschätzung dem Neuen gegenüber. Sie signalisieren, dass Ihnen dessen Einarbeitung wichtig ist - und er sich sein Wissen nicht (nur) nebenbei im laufenden Betrieb aneignen soll.

Welche E-Learnings sich im Onboarding anbieten, ist sehr unternehmensspezifisch. Einige Beispiele:

  • Compliance-Richtlinien,
  • Grundlagen der Arbeitssicherheit,
  • Prozessabläufe und Strukturen,
  • Software- und Tool-Grundlagen,
  • interne Begriffe und Fachwörter,
  • Produkt- und Markenschulungen.

Im Onboarding gilt der Grundsatz für alle E-Learnings: Abwechslung ist Trumpf. So wecken spielerische Elemente, sogenannte Gamifications, wie Quizze oder auch Video-Sequenzen den Spieltrieb - und verbessern damit das Lernergebnis.

Was kommt nach dem Onboarding?

Weiterbildung sollte ein stetiger Prozess in Ihrem Unternehmen sein. Mit dem Ende der Onboarding-Phase, die üblicherweise maximal ein Jahr dauert, sind die motivationsfördernden Maßnahmen lange nicht Geschichte. Regelmäßige Weiterbildungen halten das Engagement aufrecht und fördern so letztendlich das Geschäft. Der ehemalige Neue identifiziert sich idealerweise stark mit seinem Unternehmen, bringt gerne Bestleistungen und bildet sich freiwillig weiter.

Fazit: Onboarding als Motivationsverstärker und Wissensvermittlung

Onboarding ist kein Zufall: Der gesamte Prozess sollte geplant werden, viele Schritte lassen sich automatisieren - dazu zählt auch die digitale Weiterbildung. Mit speziellen Onboarding-Tools sparen Sie der Personalabteilung viel Organisationsaufwand und minimieren Fehler.5 So senden die Programme etwa automatisierte Willkommens-E-Mails, stellen Websites mit ersten Informationen zum Unternehmen bereit, erinnern Chefs und Kollegen an bestimmte Onboarding-Schritte. Innerhalb dieser Tools lassen sich in vielen Fällen auch E-Learnings und Online-Kurse integrieren.

Ein gut geplantes Onboarding ist ein wichtiger Erfolgsfaktor. Er zeigt dem neuen Mitarbeiter vom ersten Tag an, dass er wichtig ist und in seine Schulung sowie Weiterbildung investiert wird.6 Dazu sollten Sie die individuellen Stärken und Talente berücksichtigen - mit individuellen E-Learnings und nicht zuletzt dem stetigen persönlichen Kontakt.


Quellen:
  1. Onboarding: Phasen, Instrumente, Einarbeitungsplan
  2. ONBOARDING NEUER MITARBEITER - EIN WESENTLICHER ERFOLGSFAKTOR
  3. Onboarding - HR-Wissen für die Praxis
  4. ELearning und Onboarding? Eine gute Kombination
  5. Die besten Onboarding-Tools: So funktionieren sie
  6. Onboarding

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