WebCampus auf der LEARNTEC 2022
Ihre WebCampus Lernplattform in wenigen Werktagen!

Zeit für den Wechsel: So klappt die Umstellung auf ein neues LMS

Mittwoch, 10. November 2021 - Kategorie: Tipps & Tricks

Ihr firmeneigenes LMS (Learning Management System) ist in die Jahre gekommen, passt nicht mehr zu Ihren Anforderungen oder ist ein Sammelsurium zahlloser Daten? Dann ist es Zeit für Neues. Doch viele scheuen den Wechsel – zu umständlich und kostenintensiv lauten häufige Argumente. Das muss nicht sein: Hinter jedem gelungenen Wechsel steht eine kluge Planung. Hier gibt es Tipps für einen reibungslosen Umstieg auf ein neues LMS.

Zeit für den Wechsel: So klappt die Umstellung auf ein neues LMS

Ein LMS eröffnet zahllose Möglichkeiten, E-Learning passgenau anzubieten, für Teams und Gruppen plattform- und standortübergreifend zugänglich zu machen und Inhalte schnell zu aktualisieren.1 Das macht es bereits für kleinere Learning-Projekte unverzichtbar. In vielen Unternehmen und Institutionen führt das LMS jedoch ein Nischendasein: Veraltete Technik, unübersichtliche Datensammlungen oder schlicht mangelnde Anpassungsfähigkeit an neue Gegebenheiten machen das Tool zu einem schlafenden Tiger. Sobald Ihr LMS nicht mehr zu Ihnen passt, ist es Zeit, in ein Neues zu investieren. Der Wechsel will klug geplant sein.

Wechselwillig, und nun?

Vor dem Umstieg steht die Planung.2 Zunächst muss man identifizieren, welche Funktionen und Features das neue LMS aufweisen sollte. Eine Analyse des vorhandenen Systems deckt Schwachstellen auf und öffnet den Blick für die Notwendigkeit eines Wechsels. Die folgenden Fragen helfen Ihnen dabei, ein Pflichtenheft zu erstellen, mit dessen Hilfe Sie das für Sie beste LMS finden:

  • Für welche Zwecke wird die Software benötigt?
  • Welche Herausforderungen soll sie lösen?
  • Welche Funktionen muss sie zwingend umfassen?

Natürlich soll sich das System reibungslos in die vorhandene IT-Infrastruktur einbinden lassen. Intuitive Bedienbarkeit mit möglichst geringem Schulungsaufwand steht vor der Anschaffung ebenfalls auf der Pflichtenliste.

Dafür hat sich die Bildung eines Teams bewährt, das die Umstellung betreut.3 Es sollte aus Vertretern verschiedener Abteilungen bestehen, damit sämtliche Faktoren berücksichtigt werden. Dazu gehören mindestens HR (Human Resources/Personalabteilung), IT, Mitarbeiter aus Fachabteilungen und Schulungsleiter.

Schlau geplant ist halb gewonnen

Ein Zeitplan sorgt für Transparenz und dafür, dass Notwendiges bei Bedarf zur Verfügung steht.4 Das betrifft vor allem die Datenmigration: Der Zeitpunkt, in dem die für E-Learnings erforderlichen Unterlagen in das neue LMS implementiert werden, ist klug zu planen. Im Idealfall findet dies am Wochenende oder dann statt, wenn möglichst wenig Datenverkehr herrscht. So minimieren Sie die Gefahr eines Ausfalls anderer Systeme oder überlasteter Server.

Je detailreicher der Zeitplan ist, desto besser für die Umstellung. Legen Sie zuerst den Einführungstermin fest, können Sie alles Weitere zeitlich exakt abstimmen. Diese Variante bietet sich an, wenn das neue LMS zu einem bestimmten Stichtag zur Verfügung stehen muss – etwa weil neue Produkte, Regeln oder Gesetze für erhöhten Schulungsbedarf sorgen. Ist kein fester Launch-Termin notwendig, gehen Sie linear vor: von der Feststellung des Status Quo über die Findungsphase bis zum Roll-out.

Faktoren für eine reibungslose Integration: Kennen Sie Ihre Zielgruppe?

Ein LMS wird meist in allen Unternehmenseinheiten angewendet, von den Auszubildenden bis zur Führungsriege. Es muss also eine sehr heterogene Gruppe gleichermaßen ansprechen: erfahrene Computer-Nerds ebenso wie blutige Anfänger, Mitarbeiter mit breitem Fachwissen und Neulinge. Diese Tatsachen beeinflussen nicht nur den Aufbau der Datenbank, sondern auch die Benutzeransprache. Ein zielgruppengerechter Zugriff auf Lerninhalte erleichtert die spätere Nutzung und Pflege des LMS erheblich.5

Vergessen Sie die Testphasen nicht: Holen Sie im Laufe des Umstellungsprojekts Feedback von Vertretern der Zielgruppen ein. Erstens erkennen Sie so, ob Sie auf dem richtigen Weg sind und können im Zweifelsfall einen neuen einschlagen. Zweitens beziehen Sie die Belegschaft so von Beginn an mit ein. Das steigert die Akzeptanz des neuen Systems erfahrungsgemäß erheblich.

Die Testphase – so finden Sie die beste Lösung für Ihr Unternehmen

Das eine beste LMS gibt es nicht. Die Anforderungen von Betrieben und Organisationen sind zu unterschiedlich, um sie mit einer einheitlichen Softwarelösung zu bedienen. Im Zuge der Umstellung auf ein neues System sollten Sie Ihre Entscheidung von einigen grundsätzlichen Merkmalen abhängig machen:6

  • Die Bedienfreundlichkeit: Sind alle Funktionen intuitiv verständlich oder richtet sich das Programm an versierte Nutzer mit Erfahrung? Wichtig: Das eine muss nicht schlechter als das andere sein, spricht jedoch unterschiedliche Zielgruppen an.
  • Der Support: Erfahrungsgemäß ist insbesondere in den ersten Tagen und Wochen der Nutzung, besonders im Zuge der Integration, ein gut erreichbarer und kostengünstiger Support Gold Wert.
  • Unterstützte Inhalte: Dass reine Textdateien kaum Lerneffekt haben, dürfte sich mittlerweile herumgesprochen haben. Deshalb sollten Sie einen kritischen Blick auf die mit dem System kompatiblen Inhalte/Dateiformate werfen. Im Idealfall wählen Sie eines aus, das die Erstellung individuell zugeschnittener Learnings erlaubt.7 Wichtig: Die gewählte Lösung sollte möglichst viele Dateiformate unterstützen, damit Sie Schulungen zielgruppen- und themengerecht gestalten können.

Wie steht es um Ihre vorhandenen Systeme?

Das neue LMS in die gewohnte Infrastruktur einzubinden, dürfte zu den größten Herausforderungen im Zuge der Einführung gehören. Insbesondere müssen die Daten des vorhandenen Systems sowie in vielen Fällen weitere Informationen zusammengeführt werden. Diese liegen nicht zwingend an einem Ort, sondern müssen aus unterschiedlichen Quellen integriert werden. Dabei geht es nicht nur um die Zusammenführung der „Big Data“, sondern auch um deren Sinnhaftigkeit: Eine 1:1-Übertragung ist selten die optimale Lösung. Vielmehr ist im Vorfeld festzulegen, welche Daten benötigt werden. Für diesen Punkt ist die Wahl des Anbieters entscheidend. Dieser verfügt idealerweise über ausreichende Erfahrung in der Datenmigration.8

Zeit für den Roll-out – es wird Ernst

Wer nicht in der Planungsphase auf die Meinung der Mitarbeiter gesetzt hat, sollte dies spätestens zum Roll-out nachholen. Die Akzeptanz der Nutzer ist für den Erfolg des neuen LMS wesentlich. Eine Beta-Phase hat sich bewährt: Hier können Bugs, fehlende Inhalte und mangelhafte Usability dokumentiert und ausgemerzt werden, bevor das System in der Praxis seine Fähigkeiten unter Beweis stellt.

Fazit – die Herausforderung LMS-Neuanschaffung meistern

Die Neuanschaffung eines LMS ist eine Herausforderung, die viele unterschätzen. Das bedeutet nicht, dass Sie sie nicht angehen sollten: Ein an das Unternehmen angepasstes, sorgfältig geplantes und mit allen notwendigen Daten gefüttertes Learning Management System optimiert E-Learnings wesentlich – und das nützt letztendlich dem Unternehmenserfolg.


Quellen:
  1. Vorteile eines Lernmanagementsystems
  2. Bereiten Sie sich mit diesem Projektplan auf eine LMS-Implementierung vor
  3. Wie Sie ein neues LMS ändern/zu eine neuen LMS wechseln
  4. 8 Tipps zum Planen einer erfolgreichen LMS-Einführung
  5. Tipps für die Wahl des richtigen LMS
  6. Auf ein neues LMS wechseln
  7. 10 AUSWAHLKRITERIEN FÜR DAS PERFEKTE LEARNING MANAGEMENT SYSTEM
  8. So klappt die LMS-Migration: FAQs und Checkliste

E-Learning Newsletter

Wir informieren Sie quartalsweise über aktuelle Themen und Trends im E-Learning.

Newsletter Anmeldung

E-Learning Feed

Abonieren Sie unseren RSS Feed

WebCampus

Heimat Deines Wissens.

Alphabrik GmbH
Telefon: +49 (0) 40 30 20 803 0
Telefax: +49 (0) 40 30 20 803 99

Mitglied im BITKOM e.V.

Innovationspreis IT - Best of 2018
WebCampus made and hosted in Germany
DIQP Service Qualität 2017 / 2018: sehr gut
Kontaktieren Sie uns

Sie finden uns auch auf:

© 2021 Alphabrik GmbH